Travel risk management
Nell’era della globalizzazione, il concetto di viaggio d’affari si è trasformato ed evoluto, abbracciando scenari e destinazioni sempre più variegati e affascinanti.
Da uno shooting fotografico in una location da sogno per un’agenzia di moda a incontri cruciali con partner internazionali per una grande collaborazione, i viaggi di lavoro pongono al centro un unico, imprescindibile valore: la sicurezza dei lavoratori in trasferta.
Navigare in questo panorama globale richiede una mappa dettagliata e un occhio attento a tutti i possibili rischi per assicurare che ogni viaggio non solo raggiunga il suo scopo commerciale, ma avvenga anche nel rispetto della travel security.
In questo contesto, il Travel Risk Management rappresenta non solo una strategia, ma un vero e proprio dovere etico, che pone la tutela dei lavoratori al primo posto, disegnando un percorso sicuro in ogni angolo del pianeta.
Travel Risk Management: di cosa si tratta
Il travel risk management è l’insieme di pratiche e politiche adottate dalle aziende per identificare, valutare e ridurre i potenziali rischi associati ai viaggi di lavoro.
In altre parole, si tratta di una sorta di investigazione aziendale che si prefigge come obiettivo quello di assicurare il benessere e la sicurezza dei dipendenti attraverso un’analisi dettagliata di tutte le condizioni a cui gli stessi dovranno far fronte in trasferta.
Destinazione
In primis, è fondamentale valutare la destinazione: questo processo prevede l’analisi delle condizioni politiche, sociali ed economiche del paese in cui si reca il dipendente.
Al fine di garantire la più totale sicurezza durante il viaggio d’affari, è fondamentale comprendere la presenza di eventuali conflitti, le questioni legali e le norme culturali specifiche del luogo.
Le aziende devono essere informate su eventuali avvisi di viaggio, restrizioni sanitarie o requisiti di ingresso che potrebbero influenzare l’andamento del viaggio.
Caratteristiche geofisiche
Le caratteristiche geofisiche di una destinazione rappresentano poi un’altra condizione oggetto di analisi: fattori come il clima estremo, l’attività sismica, la topografia e la presenza di malattie endemiche richiedono infatti una valutazione approfondita per preparare i lavoratori ad affrontare condizioni ambientali potenzialmente ostili e sviluppare (se necessario) piani di emergenza adeguati.
Rischi della persona
Un’altra imprescindibile condizione da valutare ai fini della tutela della sicurezza del dipendente, sono i rischi personali, ossia quelle “minacce” che possono interessare il benessere fisico e mentale del viaggiatore; ne sono un esempio le condizioni mediche preesistenti oppure particolari esigenze dietetiche.
In tali casi, infatti, sarà necessario assicurarsi che il possibile dipendente in trasferta abbia accesso a cure mediche adeguate durante il viaggio.
Alloggio
Anche la scelta dell’alloggio è un aspetto critico del travel risk management!
È necessario, infatti, selezionare per il dipendente strutture che soddisfino rigorosi standard di sicurezza e igiene.
Gli alloggi dovrebbero essere situati in aree sicure, vicine ai luoghi di lavoro o alle principali vie di comunicazione, e dotati di servizi di sicurezza adeguati, come casseforti in camera, videosorveglianza e personale di sicurezza 24 ore su 24.
Trasferimenti
Non va dimenticata infine la pianificazione dei trasferimenti, che comprende tutti gli aspetti del trasporto del lavoratore dalla partenza al ritorno.
Questo include voli, trasporti locali e trasferimenti tra aeroporto, alloggio e i luoghi di lavoro.
È fondamentale valutare sempre e attentamente le modalità di trasporto più sicure in base al contesto locale.
La norma ISO 31030: un faro nella gestione dei rischi di viaggio
Fino a qualche tempo fa era l’azienda stessa, secondo la sua discrezionalità, a valutare dettagliatamente tutti i potenziali rischi e le eventuali altre fattispecie associate al viaggio d’affari; e sempre l’azienda rispondeva anche legalmente a qualsiasi problematica.
Oggi, la norma ISO 31030 detta delle vere e proprie linee guida che offrono una base solida per affrontare la complessità della sicurezza dei lavoratori in viaggio, trasformando un’attività un tempo affidata prevalentemente al senso di responsabilità individuale delle aziende in un processo strutturato e conforme a criteri riconosciuti a livello globale.
Tali disposizioni si possono dividere in tre fasi e sono adattabili a qualsiasi tipologia di attività.
Fasi chiave secondo la norma
- Preparazione pre-viaggio: il successo di una gestione dei rischi di viaggio efficace inizia con una preparazione accurata. Si rende quindi necessario identificare gli obiettivi di viaggio e comprendere gli obblighi e le responsabilità aziendali, conducendo a una valutazione mirata dei rischi, delle questioni sanitarie e delle necessità di autorizzazione. Inoltre, si rende necessario definire le procedure operative e fornire una formazione specifica ai viaggiatori per una trasferta sicura.
- Gestione durante il viaggio: la capacità di monitorare e reagire in tempo reale alle eventuali emergenze durante il viaggio si basa su sistemi organizzativi efficaci e sulla preparazione dei viaggiatori. La collaborazione con enti specializzati può rivelarsi cruciale per fornire una risposta rapida e adeguata a qualsiasi imprevisto.
- Valutazione post-viaggio: la fase finale del ciclo di Travel Risk Management implica un’analisi approfondita dell’esperienza di viaggio. Esaminare le misure di sicurezza adottate, valutare il loro impatto e monitorare la soddisfazione del lavoratore in trasferta sono passaggi essenziali per affinare le strategie future e migliorare continuamente i protocolli di sicurezza.
Servizi di supporto per il Travel Risk Management
Esistono diversi servizi di supporto specializzati per assistere le aziende nell’implementazione di strategie di Travel Risk Management efficaci.
Noi di Vox offriamo una consulenza su misura per la valutazione dei rischi, le soluzioni tecnologiche per il monitoraggio in tempo reale dei lavoratori in trasferta e i programmi di formazione dedicati.
Sicuramente, la collaborazione con partner esperti in materia di sicurezza come noi permette alle aziende di orientarsi nel migliore dei modi attraverso la complessità dei rischi globali, garantendo al contempo la serenità e la protezione dei propri dipendenti, ovunque si trovino.