Sicurezza per eventi: tutto quello che devi sapere

Organizzare un evento di successo richiede una pianificazione meticolosa e un’attenta gestione della sicurezza.

Immagina di essere alla guida di una grande orchestra: ogni musicista deve conoscere perfettamente la propria parte, gli strumenti devono essere accordati alla perfezione e il direttore deve avere una visione chiara dell’intera sinfonia.

Allo stesso modo, ogni evento, che si tratti di un festival musicale, una fiera commerciale, una cerimonia privata o la gestione della sicurezza nei concerti, ha bisogno di un coordinamento impeccabile poiché ogni dettaglio contribuisce all’armonia complessiva.

Pensa a uno degli ultimi concerti ai quali hai partecipato.

I fan e tutti gli ascoltatori stanno man mano riempiendo tutti gli spazi e l’atmosfera è elettrica.

Dietro le quinte di tutto questo c’è sempre un mondo nascosto fatto di piani di sicurezza, autorizzazioni, e protocolli di emergenza che garantiscono il benessere di tutti i presenti.

Come un direttore d’orchestra deve quindi prevedere ogni possibile imperfezione, così l’organizzatore di eventi deve essere preparato a gestire qualsiasi imprevisto.

La sicurezza infatti non è solo una formalità, ma una necessità che permette a tutti di godere dell’evento senza preoccupazioni.

Piano di sicurezza: cosa dice la legge

Negli ultimi anni, l’aumento della minaccia terroristica e la crescente propensione della popolazione a partecipare a eventi pubblici hanno elevato i profili di rischio per l’incolumità dei cittadini, richiedendo un potenziamento delle misure di sicurezza.

È emersa quindi l’importanza di un approccio integrato e coordinato tra safety (tutela dell’incolumità delle persone) e security (ordine e sicurezza pubblica) durante le manifestazioni.

Questa necessità si è resa evidente a seguito degli incidenti di Piazza San Carlo a Torino nel 2017, dove una gestione inadeguata della sicurezza ha portato a gravi conseguenze. Da allora, nuove direttive ministeriali hanno cercato di razionalizzare l’organizzazione delle manifestazioni pubbliche, promuovendo una governance più flessibile e una maggiore centralità degli enti locali.

Il Ministero dell’Interno ha recentemente emanato linee guida per assicurare una pianificazione preventiva più efficace dei servizi di sicurezza e una maggiore collaborazione tra le autorità locali e provinciali.

Il ruolo del Prefetto e del Comitato provinciale per l’ordine e la sicurezza pubblica è stato rafforzato, quindi, con l’obiettivo di individuare le misure di safety e security necessarie per ogni evento.

Secondo la Direttiva del Ministero dell’Interno n. 11001 del 28 luglio 2017, infatti, ogni evento deve prevedere un Piano di Sicurezza e di emergenza, predisposto dagli organizzatori.

Questo piano deve includere misure per tutelare la pubblica incolumità e salvaguardare l’ordine e la sicurezza, considerando anche le minacce terroristiche, per garantire la protezione e il benessere dei partecipanti.

Quando serve il piano Safety e Security?

Il piano Safety e Security è necessario per eventi di qualsiasi dimensione che comportino rischi significativi per la sicurezza dei partecipanti.

Questo include grandi concerti, eventi sportivi, manifestazioni pubbliche, e qualsiasi altra occasione che preveda un elevato afflusso di persone.

Autorizzazioni e permessi

Per organizzare un evento, è necessario ottenere diverse autorizzazioni e permessi da parte delle autorità locali.

Questi includono:

• Autorizzazione comunale, per l’uso di spazi pubblici come piazze, parchi, o strade. L’autorizzazione garantisce che l’evento sia pianificato in modo da non disturbare l’ordine pubblico e che tutte le misure di sicurezza siano in atto.
• Permesso della Questura, per eventi di una certa rilevanza, poiché la Questura deve valutare il piano di sicurezza e dare il suo assenso.
• Autorizzazione sanitaria, per garantire condizioni igienico-sanitarie adeguate, soprattutto se si prevede la somministrazione di cibo e bevande.
  È importante avere a disposizione servizi igienici sufficienti e adeguatamente mantenuti.
• Permesso dei vigili del fuoco, per eventi che comportano un elevato numero di partecipanti. Le autorità valuteranno le misure di prevenzione incendi e la sicurezza strutturale delle location.

Valutazione dei rischi

Uno degli aspetti fondamentali nella pianificazione della sicurezza di un evento è la valutazione dei rischi. Questo processo prevede:

• l’identificazione dei pericoli, ovvero il riconoscimento di tutti i potenziali rischi associati all’evento, come incendi, incidenti, malori tra i partecipanti, o minacce esterne;
• l’analisi delle vulnerabilità, ovvero la valutazione di eventuali punti deboli della location e dell’organizzazione che potrebbero esporre a rischi;
• la determinazione delle misure preventive, con lo sviluppo di strategie per mitigare i rischi identificati, come l’installazione di estintori, la predisposizione di vie di fuga, e l’organizzazione di squadre di primo intervento.

Piano di emergenza

Un piano di emergenza ben strutturato è cruciale per la gestione efficace delle situazioni critiche. Esso deve necessariamente includere:

• le procedure di evacuazione → definire chiaramente le vie di fuga, i punti di raccolta, e le modalità di evacuazione per garantire che i partecipanti possano lasciare l’area in modo sicuro e ordinato;
• la gestione delle emergenze sanitarie → prevedere la presenza di personale medico e di primo soccorso, e stabilire contatti con i servizi di emergenza locali per un intervento rapido;
• il coordinamento delle squadre di sicurezza → organizzare e formare team di sicurezza per gestire le emergenze, controllare le folle, e intervenire in caso di necessità.

Formazione del personale

Tutti i membri del personale coinvolti nell’organizzazione dell’evento devono ricevere una formazione adeguata sulle procedure di sicurezza e sulle misure di emergenza. Bisogna quindi prevedere un addestramento specifico, o meglio, una formazione su come gestire situazioni di emergenza, utilizzare attrezzature di sicurezza, e assistere i partecipanti in caso di necessità.

Sarà necessario eseguire anche delle simulazioni di emergenza, ovvero delle esercitazioni pratiche, per testare l’efficacia del piano di emergenza e assicurarsi che tutto il personale sappia come comportarsi in caso di crisi.

Naturalmente, l’addestramento prevede sempre delle sessioni di aggiornamento regolari per mantenere il personale informato sulle nuove normative e sulle migliori pratiche di sicurezza.

Monitoraggio e supervisione

Altrettanto essenziale durante gli eventi è avere un sistema di monitoraggio e supervisione per garantire che tutte le misure di sicurezza siano rispettate.

Cosa bisogna fare nello specifico, quindi?

• Controllare gli accessi → monitorare chi entra e esce dall’area dell’evento, per prevenire accessi non autorizzati e gestire le folle.
• Sorvegliare costantemente → attraverso telecamere di sicurezza e personale addetto alla sorveglianza, è più semplice mantenere sotto controllo la situazione e intervenire prontamente in caso di necessità.
• Comunicazione efficace → stabilire canali di comunicazione chiari tra il personale di sicurezza, gli organizzatori e le autorità locali, per coordinare le azioni e condividere informazioni critiche.

 

Seguendo queste linee guida e assicurandosi di rispettare tutte le normative vigenti, gli organizzatori possono creare un ambiente sicuro e protetto per i partecipanti, garantendo il successo dell’evento e la tranquillità di tutti i presenti.

Quando non è obbligatorio il piano operativo di sicurezza

Non tutti gli eventi richiedono un piano operativo di sicurezza.

Ad esempio, eventi di piccola scala con pochi partecipanti potrebbero non necessitare di un piano formale.

Tuttavia, è sempre consigliabile avere almeno delle linee guida di base per la sicurezza, indipendentemente dalle dimensioni dell’evento.

Alcune situazioni in cui potrebbe non essere obbligatorio un piano di sicurezza sono:

• gli eventi privati in spazi non pubblici, come le feste private in case o in locali privati;
• eventi di breve durata e con pochi partecipanti, ovvero le riunioni o gli incontri con meno di 50 persone e di durata inferiore alle 4 ore.

Vox Investigazioni è il partner ideale per garantire la sicurezza degli eventi, grazie alla sua capacità di effettuare valutazioni dei rischi, monitoraggi tecnologici e gestione operativa in tempo reale.

Con un approccio personalizzato e una stretta collaborazione con le autorità locali, Vox Investigazioni assicura che ogni evento si svolga in un ambiente sicuro e protetto, permettendo agli organizzatori di concentrarsi sulla riuscita dell’evento stesso.