Fraud management: come prevenire o gestire le frodi aziendali

In un mondo economico sempre più globalizzato e interconnesso, le aziende si trovano ad affrontare numerosi rischi, tra cui quello delle frodi aziendali.

Negli ultimi anni infatti, l’adozione di sistemi antifrode si è intensificata notevolmente, specialmente con l’espansione tecnologica che include l’utilizzo di soluzioni cloud e la digitalizzazione dei processi aziendali.

Questi sistemi sono essenziali non solo per proteggere le risorse economiche e patrimoniali dell’azienda, ma anche per salvaguardare la sua reputazione.

Scopriamo quindi il significato e l’importanza del fraud management, come realizzare un efficace fraud risk assessment, le strategie di fraud detection e le migliori prassi per minimizzare il rischio frode.

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Che cos’è il fraud management?

Se ricerchiamo il significato di “fraud management”, scopriamo che esso non ha solo a che fare con la gestione di eventi di frode una volta che si verificano, ma anche con l’implementazione di un sistema proattivo che mira a prevenire tali eventi.

Il fraud management comprende infatti tutte quelle strategie e pratiche adottate per identificare, analizzare, prevenire e combattere le frodi all’interno di un’organizzazione.

Il ruolo del fraud manager è quindi cruciale, poiché deve coordinare queste attività, assicurando che le politiche adottate siano efficaci e che l’ambiente aziendale scoraggi le condotte fraudolente.

Quest’area di gestione è fondamentale per salvaguardare gli asset aziendali e per mantenere la fiducia degli stakeholder.

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Classificazione delle frodi aziendali

Secondo l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), le frodi si possono classificare in tre categorie principali:

• corruzione
• appropriazione indebita
• frodi di bilancio.

Ogni tipo di frode richiede un approccio specifico per la sua identificazione e gestione, che va integrato nel sistema di fraud management dell’organizzazione.

Il triangolo della frode: un modello per identificare le frodi

Il “triangolo della frode” è un modello teorico che aiuta a comprendere e identificare le condizioni sotto cui è più probabile che si verifichi una frode.

Il modello si basa su tre fattori critici che, quando presenti contemporaneamente, aumentano significativamente il rischio di frode all’interno di un’organizzazione:

• Incentivo (o pressione) → questo elemento si riferisce alle motivazioni personali o professionali che spingono un individuo a commettere frode.
  Può trattarsi di problemi finanziari, come il debito eccessivo o il desiderio di mantenere uno standard di vita elevato, che spingono una persona a trovare modi illeciti per ottenere fondi.
• Opportunità → questo aspetto del triangolo si verifica quando un individuo ha la capacità di eseguire una frode senza essere scoperto, a causa di lacune nel sistema di controlli interni o nella supervisione.
  Le opportunità possono essere create da sistemi di controllo inadeguati, l’assenza di divisioni di responsabilità, o l’accesso esclusivo a informazioni sensibili.
• Razionalizzazione → essa implica che l’individuo ha trovato una giustificazione morale o personale per la frode.
  Spesso, chi commette una frode non si vede come un criminale, ma piuttosto come qualcuno costretto dalla necessità o che sta correggendo un’ingiustizia percepita, come essere sottovalutato o mal pagato.

Comprendere questi tre elementi può aiutare le organizzazioni a progettare interventi più efficaci per prevenire la frode, identificando e mitigando i rischi in modo più strategico.

Gestione delle frodi step by step

La gestione delle frodi implica una profonda comprensione dei rischi di frode che un’organizzazione può incontrare e l’attuazione di strategie per prevenirli.

Questo approccio preventivo dovrebbe includere tecnologie avanzate per il rilevamento delle frodi e un monitoraggio costante delle nuove tecniche fraudolente.

Per esempio, tecnologie che un tempo si affidavano semplicemente a sistemi di riconoscimento facciale, ora devono contrapporsi a metodi più avanzati, come l’uso dell’intelligenza artificiale per creare immagini facciali false o deepface.

La gestione delle frodi va implementata con un approccio strutturato e personalizzato, in base alle specifiche aziendali.

• Primo passo fondamentale è la creazione di politiche e procedure che riflettano i rischi unici e i requisiti specifici dell’azienda.
  Questi documenti devono essere chiari, comprensibili e accessibili a tutti gli stakeholder, per assicurare un’implementazione omogenea e coerente.

Le politiche ben articolate e le procedure dettagliate sono il pilastro su cui si costruisce una solida difesa contro le frodi, minimizzando la possibilità di incidenti e fornendo una base solida per una gestione efficace delle frodi.

• Il processo di mitigazione dei rischi inizia con una accurata valutazione dei rischi potenziali a cui l’organizzazione è esposta.

Questi devono essere catalogati per probabilità di occorrenza e impatto potenziale, per poi sviluppare un sistema di controlli su misura:

• Controlli preventivi: come la segregazione dei compiti, l’uso di firewall, backup regolari e sistemi di controllo accessi per prevenire attività illecite prima che queste possano verificarsi.
• Controlli investigativi: audit regolari, controlli fisici dell’inventario e analisi delle varianze aiutano a identificare e investigare transazioni sospette che potrebbero essere sfuggite ai controlli preventivi.
• Controlli correttivi: aggiornamenti continui delle politiche e procedure, assieme a revisioni periodiche dei controlli esistenti e azioni disciplinari, garantiscono che l’organizzazione rimanga al passo con nuove minacce e vulnerabilità emergenti.

• Gli impiegati sono spesso la prima linea di difesa contro le frodi.
  Programmi di formazione ad hoc per i dipendenti, che riflettano i diversi ruoli e le responsabilità all’interno dell’azienda, sono essenziali per accrescere la consapevolezza sui vari tipi di frode e sulle pratiche di prevenzione migliori.
• Utilizzando la tecnologia più avanzata, gli approcci basati su regole e apprendimento automatico possono significativamente migliorare la capacità di un’organizzazione di prevenire e rilevare le frodi.
• È vitale avere un piano chiaro e strutturato per rispondere agli incidenti di frode. Questo include:

• Procedure operative: chiare indicazioni su come gestire i dati legali e comunicare con i clienti.
• Gestione delle crisi: definizione dei ruoli e delle responsabilità in caso di frode.
• Raccolta delle prove: linee guida su come raccogliere e conservare le prove in modo sicuro e conforme.

• Un programma di gestione delle frodi non è mai statico.
  La continua valutazione e revisione del programma aiutano a identificare rapidamente aree di miglioramento, adattare le strategie di prevenzione alle nuove minacce e mantenere l’efficacia nel tempo.
  Questo processo continuo non solo protegge l’azienda ma rafforza anche la sua reputazione e la fiducia nei confronti dei regolatori e del pubblico.

Perché prevenire le frodi è cruciale?

Gli strumenti di ricerca avanzata e tutte le potenziali risorse che fornisce oggigiorno la tecnologia potrebbero, col passar del tempo, complicare ulteriormente la protezione delle informazioni sensibili.

Ecco perché è vitale affrontare proattivamente il rischio di frode!

• Le frodi possono drenare risorse significative, con conseguenti costi legali e riparazioni, oltre a deviare fondi vitali per l’operatività aziendale.
• Una frode può rapidamente deteriorare la fiducia e la lealtà del cliente, con ripercussioni negative sulla percezione del brand.
• Un singolo incidente può rovinare anni di fiducia accumulata, influenzando le vendite e il valore delle azioni.
• Capire e aderire alle leggi e regolamentazioni pertinenti è fondamentale per prevenire implicazioni legali e sanzioni.

È fondamentale per ogni organizzazione adottare un sistema di gestione delle frodi efficace e continuamente aggiornato, per proteggersi dalle minacce sempre più sofisticate in questo ambito.

In questo contesto, Vox Investigazioni offre un supporto professionale e su misura per affrontare e prevenire le frodi aziendali.

Vox Investigazioni si distingue per la sua capacità di fornire soluzioni ad hoc, perfettamente allineate con le specifiche esigenze dei singoli clienti.

Che si tratti di indagini antifrode, investigazioni aziendali o di programmi di formazione per il personale, Vox Investigazioni è il partner ideale per garantire la sicurezza e l’integrità del vostro ambiente aziendale.