Assenteismo sul lavoro: come comportarsi

L’assenteismo sul lavoro non è solo una questione di assenze sporadiche o di qualche giorno di malattia. Si tratta di un fenomeno che, se reiterato e ingiustificato, mina la produttività, il clima aziendale e la fiducia reciproca tra datore di lavoro e dipendente.

In Italia, il tema ha una rilevanza particolare, non solo per le imprese private, ma anche per la Pubblica Amministrazione, dove i casi di assenteismo diventano spesso oggetto di cronaca e di sentenze esemplari.

Comprendere le cause, le implicazioni legali e le modalità di gestione dell’assenteismo significa, per un’azienda, preservare non solo l’efficienza, ma anche la credibilità interna ed esterna.

Ecco perché strumenti come le investigazioni aziendali rappresentano un supporto concreto per accertare eventuali condotte scorrette, come la falsa malattia, e tutelare i propri diritti.

Cos’è l’assenteismo sul lavoro

Assenteismo: significato e definizione

“Assenteismo sul lavoro” è una dicitura che indica l’assenza ingiustificata o il comportamento di un dipendente che si allontana dal posto di lavoro senza una valida ragione o senza il consenso del proprio datore di lavoro. È una condotta che può avere conseguenze dirette sull’organizzazione interna e, a lungo termine, sull’intera redditività aziendale.

Differenza tra assenza giustificata e assente ingiustificato al lavoro

È fondamentale distinguere tra:

• assenza giustificata, coperta da certificati medici o permessi regolarmente concessi;
• assenza ingiustificata, quando non vi è alcuna comunicazione o motivazione valida.

Solo la seconda rientra nel concetto di assenteismo vero e proprio e può comportare sanzioni disciplinari fino al licenziamento per giusta causa.

Cause più comuni dell’assenteismo

L’assenteismo può derivare da molteplici fattori, ma tra i più ricorrenti troviamo:

• malattie e infortuni: legittimi quando certificati, ma spesso abusati per simulare una condizione di salute compromessa (la cosiddetta falsa malattia);
• problemi personali e familiari: divorzi, lutti, situazioni economiche precarie possono allontanare il lavoratore dal posto di lavoro;
• insoddisfazione lavorativa e mancanza di motivazione: mancanza di crescita professionale e scarso riconoscimento;
• clima lavorativo negativo: conflitti interni e pressioni costanti generano stress e assenze strategiche;
• problemi di gestione aziendale: cattiva leadership, comunicazione scarsa e assenza di meritocrazia;
• equilibrio vita privata e lavoro: difficoltà nella gestione familiare e professionale;
• mancanza di incentivi e riconoscimento: dipendenti che non si sentono valorizzati sono più inclini a disertare;
• assenteismo e doppio lavoro: attività parallele non dichiarate che sottraggono tempo e energie;
• motivi particolari: come scioperi, mancata retribuzione o conflitti aperti con il datore di lavoro.

Cosa fare se un dipendente non si presenta al lavoro

Come comportarsi di fronte a un dipendente assente ingiustificato

Quando un dipendente non si presenta al lavoro senza avvisare e senza giustificazione, il datore di lavoro non può agire d’impulso. È necessario seguire una procedura chiara, nel rispetto delle normative.

• Evitare reazioni immediate o punitive: l’assenza di una giornata, se isolata, potrebbe dipendere da imprevisti reali (malori, problemi familiari, emergenze).
• Registrare formalmente l’assenza: segnare con precisione il giorno, l’orario e la mancata comunicazione è il primo passo per avere una base documentale.
• Attendere un tempo ragionevole: in genere 24 ore, per consentire al dipendente di fornire eventuali spiegazioni.
• Iniziare una comunicazione diretta: tramite telefono o e-mail, per capire se ci siano state difficoltà oggettive.

Se la situazione si ripete, è fondamentale procedere con richiami formali, indagini interne e, se necessario, con sanzioni disciplinari. L’obiettivo è tutelare l’organizzazione senza mai agire in modo arbitrario.

Comunicazione e richiesta di giustificazione

La gestione corretta dell’assenteismo passa dalla comunicazione. Il datore di lavoro deve richiedere spiegazioni al dipendente in maniera ufficiale e tracciabile.

Gli strumenti principali sono:

• lettera di richiesta giustificazioni: inviata via PEC o raccomandata A/R, chiede al dipendente di fornire entro un termine stabilito (solitamente 5 giorni) le ragioni della sua assenza;
• richiesta di certificazione medica: in caso di assenza per malattia dichiarata tardivamente, è obbligatorio presentare un certificato medico valido e datato;
• colloquio chiarificatore: utile nei casi meno gravi, per permettere al dipendente di spiegare eventuali problemi personali o difficoltà momentanee;
• comunicazioni scritte progressive: prima un richiamo verbale, poi scritto, infine una diffida formale in caso di assenze reiterate e non giustificate.

Questa fase è cruciale: una comunicazione corretta, infatti, tutela l’azienda in caso di eventuali contenziosi legali, dimostrando che sono state rispettate tutte le procedure, prima di arrivare a misure drastiche come il licenziamento per giusta causa.

Indagine interna e raccolta prove

In caso di assenze ripetute o sospette, il datore di lavoro non può limitarsi a considerare la giustificazione del dipendente come valida a priori. È necessario avviare un’indagine interna, per accertare se dietro le assenze si nascondano reali impedimenti o condotte scorrette, come una falsa malattia o un doppio lavoro non dichiarato.

Le modalità con cui l’azienda può operare sono diverse.

• Colloqui diretti con il dipendente, finalizzati a chiarire la situazione e ottenere ulteriori dettagli sulle motivazioni addotte.
• Controlli incrociati dei dati aziendali, ad esempio verificando i registri di timbratura, le richieste di permesso o eventuali comunicazioni già fornite in passato.
• Richiesta di documentazione integrativa, come certificati medici o giustificazioni formali, per valutare la veridicità delle assenze.
• Coinvolgimento di professionisti esterni, come consulenti legali o agenzie specializzate in investigazioni aziendali, che possono raccogliere prove concrete e inattaccabili in sede giudiziaria.

Un’indagine condotta in modo metodico e documentato tutela l’azienda da possibili contenziosi, dimostrando di aver agito in maniera trasparente e proporzionata.

Come licenziare un dipendente che non si presenta al lavoro

Licenziare un dipendente quando l’assenza ingiustificata si ripete nel tempo e diventa sistematica, il datore di lavoro può arrivare al licenziamento per giusta causa. Si tratta di un provvedimento estremo, che comporta l’interruzione immediata del rapporto di lavoro senza preavviso e senza indennità, ma che può essere adottato solo nel rispetto di regole precise.

Vediamo quindi quali sono gli elementi fondamentali.

• Principio di proporzionalità: il licenziamento deve essere commisurato alla gravità e alla frequenza delle assenze. Un singolo episodio non basta, salvo casi di particolare gravità.
• Motivazioni documentate: l’azienda deve dimostrare, tramite registri, comunicazioni e richieste formali inevase, che le assenze sono state reiterate e prive di giustificazione.
• Diritto di difesa del dipendente: prima del provvedimento è obbligatorio contestare formalmente l’assenza e concedere al lavoratore la possibilità di fornire spiegazioni.
• Rispetto della procedura disciplinare: secondo lo Statuto dei Lavoratori e il contratto collettivo applicato, il dipendente deve ricevere una contestazione scritta e avere modo di rispondere entro i termini di legge.

Solo al termine di questo percorso il datore di lavoro può disporre il licenziamento, minimizzando il rischio di ricorsi. Nei casi più complessi, anche qui il supporto di investigatori privati risulta prezioso per documentare in modo inoppugnabile comportamenti scorretti del lavoratore.

Aspetti legali dell’assenteismo

La gestione dell’assenteismo non è solo una questione organizzativa, ma anche legale. Il datore di lavoro, per tutelarsi, deve muoversi all’interno del quadro normativo previsto dal Codice Civile, dallo Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970) e dai contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL) applicabili.

Ecco i principali aspetti da considerare.

• Licenziamento giustificato
  Il datore di lavoro può arrivare al licenziamento, quando le assenze sono reiterate, prolungate e prive di motivazione valida. La giurisprudenza stabilisce che un’assenza ingiustificata non isolata compromette il vincolo fiduciario con l’azienda, giustificando il recesso per giusta causa. È però obbligatorio seguire la procedura disciplinare prevista, contestando l’addebito e consentendo al dipendente di difendersi.
• L’assenteismo è reato?
  In sé l’assenza non è un reato. Diventa però penalmente rilevante quando si accompagna a condotte fraudolente, come la presentazione di falsi certificati medici. In questi casi, il dipendente rischia non solo il licenziamento, ma anche un procedimento penale.
• Denuncia per assenteismo
  Nelle aziende private, l’assenteismo di per sé non è di norma oggetto di denuncia, ma di procedura disciplinare. Diverso il caso della Pubblica Amministrazione, dove l’assenteismo può configurare reati come truffa ai danni dello Stato, peculato o abuso d’ufficio. Per questo negli enti pubblici il fenomeno è perseguito in maniera molto più severa, anche con procedimenti d’urgenza.
• Assenza senza avviso
  Un dipendente che non informa l’azienda della sua assenza viola i doveri contrattuali e di diligenza. Questo comportamento porta normalmente a richiami formali, sanzioni disciplinari e, se reiterato, al licenziamento per giusta causa. Il datore di lavoro deve però dimostrare di aver richiesto giustificazioni e di aver seguito l’iter previsto dalla legge.
• Mancata retribuzione e diritto del lavoratore
  Non va confuso l’assenteismo con il diritto del lavoratore a sospendere la prestazione per inadempimento del datore di lavoro. Se l’azienda non paga la retribuzione, il dipendente può rifiutarsi di lavorare, ma deve farlo seguendo una procedura corretta, solitamente tramite una diffida o assistito da un sindacato/legale. Agire senza comunicazione espone comunque a contestazioni.

Assenteismo nella Pubblica Amministrazione

Il fenomeno assume particolare gravità nella PA, dove:

• il dipendente assenteista può subire sospensioni e licenziamento immediato;
• esistono sentenze della Cassazione che confermano pene severe per condotte reiterate;
• i cittadini stessi possono denunciare comportamenti che ledono la funzionalità di un servizio pubblico.

Calcolo e monitoraggio dell’assenteismo

Per contrastare il problema, le aziende devono:

• calcolare il tasso di assenteismo: rapporto tra giorni di assenza e totale giorni lavorativi;
• utilizzare software di gestione delle assenze, per individuare pattern sospetti;
• stabilire KPI chiari per monitorare costantemente l’andamento del fenomeno.

Un monitoraggio puntuale consente di intervenire tempestivamente e ridurre le perdite economiche e organizzative.

Domande frequenti sull’assenteismo sul lavoro

1. Cosa si intende per assenteismo sul lavoro?
   Assenze ingiustificate o senza autorizzazione che ledono l’organizzazione aziendale.
2. Qual è la differenza tra assenza giustificata e ingiustificata?
   La prima ha una valida motivazione documentata, la seconda no.
3. Si può licenziare un dipendente per assenteismo?
   Sì, se le assenze sono gravi, reiterate e prive di giustificazione.
4. L’assenteismo è sempre un reato?
   No, ma diventa reato se accompagnato da falsi documenti o truffa.
5. Come si dimostra la falsa malattia?
   Tramite certificazioni mediche verificate o investigazioni aziendali.
6. Come si calcola il tasso di assenteismo?
   Dividendo i giorni di assenza per i giorni lavorativi disponibili e moltiplicando per 100.
7. Nella Pubblica Amministrazione, cosa rischia un dipendente assenteista?
   Sospensione, licenziamento e, nei casi più gravi, procedimenti penali.

Contrastare l’assenteismo non significa solo applicare sanzioni, ma anche prevenire abusi e tutelare l’azienda.

Vox Investigazioni, grazie alla sua esperienza nel campo delle investigazioni aziendali, supporta le imprese nella raccolta di prove e nella verifica di casi sospetti di falsa malattia, sempre nel pieno rispetto della normativa.

Individuare la verità in maniera rapida e discreta è il primo passo per ripristinare equilibrio e fiducia all’interno del luogo di lavoro.